Acampamento de carnaval – Aprenda a organizar em 10 passos!

Fazer acampamento de carnaval é uma das programações mais tradicionais da igreja evangélica. Também conhecida como “retiro de carnaval”, essa atividade é um dos momentos mais atraentes e marcantes para toda igreja, especialmente os jovens, ao proporcionar comunhão, intimidade, aprendizado e lazer, tudo ao mesmo tempo.

Porém, organizar acampamento de carnavalnem sempre é uma tarefa fácil e por isso muitas igrejas desistem de acampar. Mas, tenha calma! Se você veio até aqui procurando um guia sobre como organizar seu acampamento de maneira eficiente, edificante e em pouco tempo (ufa!), chegou ao lugar certo! Pegue papel e caneta, entre no clima e siga os 10 passos:

01 – Peça orientação a Deus para o acampamento

Se você é um(a) líder da igreja ou membro que está idealizando o acampamento, primeiramente ore a Deus e peça a Ele que abençoe esse projeto, permitindo que segundo a Sua vontade tudo se resolva e a programação tenha condições para continuar. Esse é, sem dúvida, o passo mais importante;

02 – Convoque uma reunião para apresentação do projeto

Pegue um caderno, agenda ou qualquer material que sirva para anotações e convoque uma reunião com o grupo de pessoas que você acredita ser fundamental para a organização do acampamento. Nesta reunião você vai tratar dos seguintes temas:

1. Apresentação da proposta – Explique os objetivos do acampamento evangélico, a importância, viabilidade e oportunidades futuras;
2. Conquistar o apoio do grupo – Você precisa unir o grupo em torno dos mesmos objetivos, eliminar as desconfianças, solucionar conflitos de opinião, entrar em harmonia com a visão da igreja e obter o apoio pastoral;
3. Escutar a opinião do grupo e considerar suas críticas – A melhor forma de conseguir união do grupo para organização do acampamento é construir junto com ele as ideias, metas e atividades que vão orientar suas ações;
4. Amadurecer a ideia do acampamento junto com o grupo – Faça isso pensando como seriam as programações diárias, temas de estudo, principais dificuldades, meios de arrecadação financeira, transporte, segurança, alimentação, etc. Nesse momento você apenas estimula a criatividade, sempre focando na SOLUÇÃO e nunca nas dificuldades.É a hora de anotar os principais pontos, fazer observações e sugestões ao mesmo tempo em que identifica as pessoas mais envolvidas e potencialmente aptas para integrar definitivamente a comissão de acampamento.

03 – Crie a comissão de acampamento e o cronograma de atividades

Essa parte é crucial e exige de você o conhecimento das pessoas envolvidas, para que possa atribuir cargos e tarefas as pessoas que possuem capacidade de executá-las com responsabilidade. Muitos acampamentos não tem sucesso porque o erro começa nessa etapa, quando pessoas inadequadas assumem responsabilidades por “amizade”, “facilidade”, “comodismo”, “interesses”, mas não de acordo com o propósito, talento, recursos e conhecimentos que possuem.

Nesse momento você já fez a primeira reunião, onde apresentou sua proposta e amadureceu a ideia do projeto no “coração da igreja”, certo? Na reunião você identificou as pessoas mais engajadas, confiantes e dispostas a trabalhar. São elas que você vai chamar para criar aCOMISSÃO DE ACAMPAMENTO! Faça isso convocando uma nova reunião, dessa vez para nomear os cargos (a primeira reunião foi para amadurecer a ideia e criar motivação na equipe) e explicar a cada comissionado as tarefas que deverão cumprir.

Após nomear, você deve no mesmo ato iniciar a estipulação de metas com base no tempo disponível. Cada pessoa deve ter um prazo para executar suas responsabilidades, seja verificar os preços dos alimentos, impressão de cartazes, camisas, compra de equipamentos, criação de marketing, aluguel de ônibus, local do acampamento, etc. Isso é o CRONOGRAMA. É por ele que a comissão irá controlar suas atividades.

A comissão de acampamento é composta, basicamente, pelas seguintes funções:

1. Presidente – É a pessoa responsável pela administração do acampamento. É o presidente que soluciona dificuldades, delega ou revoga funções, assume a responsabilidade em nome de todos e garante que cada membro da equipe cumpra sua função. Essa pessoa geralmente é quem idealiza o acampamento e toma a iniciativa de realiza-lo;
2. Vice-presidente – É quem auxilia diretamente o presidente, sendo o ponto de contato entre ele(a) e toda equipe, assumindo integralmente sua função quando estiver ausente ou, por algum motivo, não puder continuar no cargo;
3. Tesoureiro(a) – Responsável pela arrecadação do valores pagos pelos acampantes e administração de todos os recursos do acampamento, incluindo doações, pagamentos e cobranças. Dependendo do número de acampantes, esse cargo pode exigir duas ou três pessoas;
4. Dirigente de estudos e culto – Essa é a pessoa responsável pela definição dos temas bíblicos que serão estudados durante o acampamento, bem como pela criação da programação dos cultos e seus horários, pregadores/palestrantes, participações “especiais”, grupos de louvor, músicos, etc;
5. Diretor(a) de lazer – É a pessoa responsável pela criação de brincadeiras, gincanas, jogos diversos, atividades lúdicas de modo geral, bem como pela captação dos recursos e materiais necessários para essas atividades de acampamento;
6. Chefe de cozinha – É a pessoa responsável pela formação da equipe de cozinheiros, ajudantes, pessoas que vão servir, lavar e guardar os utensílios de cozinha, bem como elaborar o cardápio diário de café da manhã, almoço e jantar. Essa é uma função de extrema responsabilidade, exigindo experiência, capacidade de coordenação e trabalho em equipe. A elaboração do cardápio de acampamento é ideal que seja em conjunto com os demais membros da comissão;
7. Chefe de limpeza – A pessoa responsável pela manutenção da limpeza no acampamento. Área externa, interna, sanitários, cozinha, etc. Se o dinheiro é pouco e não dá para contratar profissionais para esse trabalho, a opção mais viável é dividir os acampantes em grupos iguais. Ex. se temos 40 acampantes, forma-se por sorteio quatro grupos de 10, onde cada grupo assume a responsabilidade da limpeza por um dia no acampamento. Dessa forma, todos participam e devido ao número de envolvidos o trabalho não fica cansativo.
8. Diretor(a) de marketing e comunicação – Essa pessoa fica responsável pela criação de campanhas de publicidade dentro e fora da igreja, para divulgação do acampamento, envolvimento da comunidade, inscrições, esclarecimentos, redes sociais, criação de slogans, cartazes, banners, camisas, avisos sobre datas, valores, etc. Ou seja, é quem deverá envolver a comunidade em torno do projeto, criando o desejo de participação e adesão dos acampantes;
9. Chefe de infraestrutura – Esse é um cargo vital para a organização do acampamento. É a pessoa responsável por garantir que tudo no acampamento, no quesito infraestrutura, esteja funcionando perfeitamente. Luz, água, tomadas de energia, chuveiros, SANITÁRIOS, iluminação externa, equipamentos de som, instrumentos musicais, áreas de esporte, piscina, bem como o transporte particular dos acampantes (ida e volta), transporte de materiais da igreja, montagem, desinstalação e preservação de tudo o que faz parte da infraestrutura. Muita atenção com esse cargo, pois ele é um dos grandes vilões para a “dor de cabeça” da comissão. Por fim;
10. Chefe de segurança – Tão importante quanto todos os demais cargos, o chefe de segurança deve ser alguém, preferencialmente, com alguma experiência. Dependendo de onde for o acampamento, há muitos riscos que precisam ser evitados, comoafogamento, choque elétrico, picadas de animais peçonhentos (abelhas, marimbondos e cobras), cortes, quedas de árvores, barrancos ou montes, envenenamento por alimentos, fraturas em jogos, perca em trilhas (muito comum), e outros tipos de cuidados que são necessários especialmente durante a noite e madrugada, como invasores (pessoas ou animais) e passeios solitários de acampantes. Para evitar esses e outros acidentes possíveis, é bom que o chefe de segurança forme sua própria equipe, fique em constante observação e a direção do acampamento submeta todos os acampantes às regras do acampante.

04 – Defina o local do acampamento

Agora que você já tem o apoio do grupo e criou a comissão de acampamento, precisa decidir o local do acampamento, pois outras decisões, como o número limite de acampantes e o valor de ingresso será possível apenas após essa etapa. Faça isso na companhia do seu chefe de infraestrutura, segurança, cozinha e outros membros da comissão. Essa decisão depende de cada região, mas no geral algumas dicas são universais, observe:

1. Dê preferência a locais próximos da sua cidade – Isso facilita nos casos de emergência, deslocamento de materiais e diminuição de custos com transporte;
2. Comece pesquisando pela internet – Isso vai te fazer economizar tempo e dinheiro com deslocamentos desnecessários;
3. Salve os locais em potencial e marque visita – Faça isso apenas quando tiver, no mínimo, três locais próximos para visitar. Em apenas um dia ou final de semana você poderá decidir o local.
4. Se certifique da viabilidade do local – Em cada visita, observe as condições do trajeto e considere a possibilidade de alagamento, iluminação do local, itens de segurança, acomodações VS número de pessoas, recursos de emergência (mercadinhos, farmácias, postos de saúde e combustível mais próximos), opções de lazer e local de culto.

Ao decidir o local, faça a reserva acertando um dia para pagamento do sinal, equivalente a 30 ou 50% do valor total do aluguel. Essa decisão deve ser tomada com base na expectativa real de pagantes que você já possui, caso contrário, a igreja ou sua comissão terá que desembolsar o valor de outras fontes para cumprir o acordo firmado mediante contrato simples de locação.

05 – Defina o valor do acampamento

O valor do acampamento deve ser estipulado com base no perfil econômico da sua igreja. Para isso, você deve escolher um local para acampamento compatível com esse perfil. Suponhamos que os membros da sua igreja consideram R$ 170,00 um valor compatível com o orçamento, você terá que calcular esse valor incluindo não apenas o custo do local onde irão acampar, mas também com o de transporte e alimentação.

Sendo assim, para definir com precisão o valor do acampamento, você precisa primeiro calcular o gasto médio de alimentação por pessoa e o valor do transporte particular, geralmente feito com frete de ônibus. Tudo isso somado ao custo do local. Para facilitar sua vida, veja o exemplo:

Número de acampantes: 40

Custo do local para acampamento: 3.000,00 / 40 = 75,00

Custo do transporte particular para o acampamento: 2.000,00 / 40 = 50,00

Custo médio da alimentação diária por pessoa: 10,00 x 4 (número de dias no acampamento) = 40,00

Logo, a soma dos resultados gera um custo médio total de R$ 165,00 por acampante!

Perceba que o valor pode aumentar ou diminuir dependendo do número de participantes.

Acredite, esse valor de 165,00 não corresponde ao custo real do acampamento, pois sempre há imprevistos, especialmente no que diz respeito ao número de participantes, fidelidade no pagamento do ingresso e gastos com alimentação. Sendo assim, é sempre bom estipular uma “poupança de emergência” de ao menos 30% sobre o custo total, que pode ser alcançada não apenas através do ingresso (nesse caso, de 165,00 passaria para 214,50), como de campanhas de arrecadação. Ao final, o dinheiro que sobrar (se sobrar!), pode ser guardado em uma poupança exclusiva para os futuros acampamentos da igreja.

06 – Defina o método de pagamento do acampamento

O pagamento pode ser a vista ou parcelado, através de “carnê”. O pagamento através de carnê permite que o acampante pague mensalmente, facilitando seu ingresso, sendo o método ideal para acampamentos organizados com meses de antecedência.

Para pessoas que não tem recursos, uma opção é criar a campanha “Adote um Acampante”, onde os membros da igreja podem financiar o ingresso de outros, sozinhos ou em grupo. A própria igreja, também, pode colaborar nessa etapa de custos, reservando um “fundo participativo”, como oferta voluntária, para custear o ingresso de alguns membros, bem como cobrir possíveis despesas.

07 – Faça reuniões mensais com a Comissão de Acampamento para monitorar o cumprimento das atividades

Se você é o(a) Presidente da Comissão, precisa ficar constantemente “no pé“ da sua equipe, não apenas para garantir o cumprimento das tarefas típicas de cada função, mas incentivar, motivar, ajudar e orientar durante todo o processo.

É comum que alguns desanimem, especialmente diante das dificuldades. Alguns até se desesperam e pedem para sair. É NORMAL! Você como líder, precisa saber lidar com esses desafios sendo a principal fonte de motivação da equipe. Identifique as dificuldades e ajude a resolver, lembrando que o trabalho é em equipe, cujo propósito é a glória de Deus.Solucionar, sempre. Problematizar, jamais!

08 – Confira o local do acampamento quando se aproximar o dia da viagem

No espaço de tempo entre o acordo de aluguel e o dia do acampamento pode acontecer várias coisas, especialmente na infraestrutura. Por isso, não confie que tudo estará em perfeitas condições. Retorne ao menos duas vezes em tempos diferentes no local do acampamento, para se certificar que tudo está conforme o planejado. Um dia antes do acampamento, preferencialmente, envie sua equipe de infraestrutura, limpeza e cozinha, para que possam organizar os detalhes finais, decoração, recepção, etc.

09 – Deixe pronto seu “Checklist”

Assim como os acampantes precisam saber os 10 itens mais importantes para levar pro acampamento, tenha você também, em mãos, cópias, e deixe com o vice-presidente da comissão, a lista de todos os acampantes com número de contato, cartazes de regras do acampamento e divisão de banheiros, quartos, lixeiras e horários das atividades fixados em partes visíveis.

10 – Faça conferência dos itens e contagem antes e depois da viagem

Chegou o grande dia! Antes de embarcar, confira junto com sua equipe todos os itens necessários para o transporte e principalmente o número de acampantes, fazendo uma chamada de presença por nome! MUITA ATENÇÃO nessa hora, pois alguns brincalhões falam em nome de outros e, sem perceber, você pode marcar presença enganosamente. Por isso, confie nos SEUS OLHOS e qualquer sinal de dúvida, confira tudo novamente. Repita todo processo no retorno do acampamento e nunca esqueça dos 05 motivos para acampar com sua igreja.

Abraço e até a próxima!